Datenschutz.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Plattform DIMEDIAL Studio ist:

Thomas Dickenbrok (Dimedial.de), handelnd unter DIMEDIAL, Mindener Str. 52, 32049 Herford, Telefon 05221 1412070, E-Mail info@dimedial.de, USt-IdNr. DE323567202.

Für Datenschutzanfragen genügt eine formlose E-Mail an info@dimedial.de.

2. Das Wichtigste in Kürze

Die öffentliche Website kommt ohne Tracking aus: keine Analyse- oder Marketing-Cookies, keine Social-Media-Plugins, keine externen Schriftarten. Erst wenn Sie ein Video abspielen, sich einloggen, etwas buchen oder Ihre Kanäle verbinden, verarbeiten wir weitere Daten – und zwar genau die, die dafür nötig sind.

Wir verkaufen keine Daten, erstellen keine Werbeprofile und geben Daten nur an die Dienstleister weiter, die für eine Leistung technisch erforderlich sind (siehe Abschnitte 8 bis 12). Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO).

3. Server-Logfiles und Sicherheit

Beim Aufruf der Website und der Plattform verarbeiten unsere Server automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten sind erforderlich, um die Seiten auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Anfragen an sicherheitsrelevante Funktionen (z. B. Login, Magic-Link, Registrierung) werden kurzzeitig mit IP-Adresse gezählt, um Missbrauch zu verhindern.

4. Cookies und lokale Speicherung

Auf der öffentlichen Website setzen wir keine Cookies. Ihre Entscheidung, den Hinweis unten links zu schließen, merken wir uns ausschließlich in Ihrem Browser (Local Storage) – ohne Übertragung an uns.

Nach dem Login in den Kundenbereich setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie (HttpOnly, nur über HTTPS), damit Sie angemeldet bleiben. Es hat eine Laufzeit von 24 Stunden und wird beim Abmelden gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; eine Einwilligung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

5. Kontakt, Registrierung und Login

Kontaktformular und E-Mail: Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Ihre Nachricht ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anfragen löschen wir, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Registrierung: Beim Anlegen eines Kundenkontos speichern wir E-Mail-Adresse, Name bzw. Firma, Passwort (nur als sicherer Hash) und den Zeitpunkt der Bestätigung. Statt eines externen Captcha-Dienstes nutzen wir eine eigene, lokal berechnete Bildauswahl-Prüfung – dabei werden keine Daten an Dritte übertragen.

Login per Magic-Link: Auf Wunsch senden wir Ihnen einen einmalig gültigen Anmeldelink per E-Mail. Der Link läuft nach kurzer Zeit ab und wird nach Verwendung ungültig.

Stammdaten: Für Vertrag und Rechnung erfassen wir Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon und ggf. USt-IdNr. (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Wir erinnern Sie höchstens einmal per E-Mail bzw. WhatsApp, wenn diese Angaben fehlen.

6. Kundenbereich, Projektdateien und Websites

Im Kundenbereich verwalten Sie Ihre Projekte, Dateien, Websites, Beiträge und Verträge. Hochgeladene Dateien (Fotos, Videos, Dokumente) speichern wir in einem zugriffsgeschützten Objektspeicher (Cloudflare R2, Cloudflare Inc.; Speicherort in der EU konfiguriert). Sie sind nur über Ihr Konto oder über von uns erzeugte, nicht erratbare Links erreichbar, die für die Veröffentlichung Ihrer Beiträge benötigt werden.

Websites, die wir für Sie erstellen oder hosten, liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland/Finnland). Für Backups Ihrer Websites gilt eine Aufbewahrung von 30 Tagen; gelöschte Dateien verbleiben 30 Tage im Papierkorb und werden dann endgültig entfernt.

Domains registrieren wir über die InterNetworX Ltd. & Co. KG (INWX). Dazu übermitteln wir die für die Registrierung gesetzlich erforderlichen Inhaberdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon).

Alle Aktionen mit rechtlicher Bedeutung (Buchung, Widerruf, Kündigung, Freigaben) protokollieren wir mit Zeitstempel, um Verträge nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

7. Zahlung und Rechnungen

Zahlungen per Karte, SEPA-Lastschrift oder Wallet werden über Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) abgewickelt. Stripe erhält Ihre Zahlungsdaten direkt; wir speichern keine vollständigen Karten- oder Kontonummern, sondern nur eine Kundenreferenz, Zahlungsstatus und die letzten Ziffern. Für Lastschriftmandate nutzen wir zusätzlich GoCardless Ltd. (Vereinigtes Königreich, angemessenes Datenschutzniveau per Beschluss der EU-Kommission).

Rechnungen erstellen wir mit Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Deutschland). Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

8. Robbie per E-Mail und WhatsApp

Robbie ist unser Assistent, der Ihnen Wochenpläne vorschlägt, Fragen beantwortet und Beiträge veröffentlicht. Sie erreichen ihn per E-Mail (robbie@dimedial.studio) und – nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung – per WhatsApp.

WhatsApp: Die Kommunikation läuft über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Ltd. Meta erhält dabei Ihre Telefonnummer, Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten (Ende-zu-Ende-verschlüsselt zwischen Ihrem Gerät und der WhatsApp-Infrastruktur, für uns lesbar als Empfänger). Wir speichern Ihre Nummer, den Gesprächsverlauf mit Robbie sowie gesendete Fotos, Sprachnachrichten und Dokumente, um Ihre Aufträge auszuführen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit der Nachricht „Stopp“ oder im Kundenbereich widerrufen können. Außerhalb eines laufenden Gesprächs nutzen wir ausschließlich von Meta freigegebene Nachrichtenvorlagen (z. B. Wochenplan, Wochenbericht, Kanal-Hinweis).

E-Mail: Robbie liest und beantwortet Mails an sein Postfach automatisch. Der Versand unserer System- und Robbie-Mails erfolgt über unsere eigenen Mailserver bzw. den Mailserver unseres Providers. Wir übermitteln dabei nur Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt.

Wenn Sie Robbie eine Sprachnachricht schicken, wird sie zur Texterkennung verarbeitet (siehe Abschnitt 9). Die Audiodatei löschen wir nach der Transkription; der erkannte Text wird als Ihre Angabe gespeichert.

9. Künstliche Intelligenz (Texte, Bilder, Spracherkennung)

Für Beitragstexte, Antworten, Bildbeschreibungen, Bildbearbeitung („SocialFix“) und die Transkription von Sprachnachrichten nutzen wir KI-Modelle von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) und Google (Gemini, Google Ireland Ltd.). Übermittelt werden nur die Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind: Ihre Angaben zum Betrieb (Kundenprofil), die betreffenden Fotos, Ihre Nachricht bzw. Sprachnachricht. Es werden keine Zahlungsdaten und keine Zugangsdaten übermittelt.

Die Anbieter verwenden diese Daten vertraglich nicht zum Training ihrer Modelle. Bei OpenAI erfolgt die Verarbeitung ggf. in den USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Jeder KI-Vorschlag ist ein Vorschlag: Beiträge gehen nur nach Ihrer Freigabe raus – oder im ausdrücklich von Ihnen gewählten Modus „Läuft“ automatisch, wobei Sie jederzeit widersprechen oder löschen können.

9a. Robbies Gedächtnis (persönliche Unterstützung)

Damit Sie sich nicht wiederholen müssen, merkt sich Robbie bestätigte Vorlieben und wichtige Informationen zu Ihrem Konto – zum Beispiel die gewünschte Ansprache (Du/Sie), Gestaltungswünsche für Beiträge, laufende Anliegen sowie den Verlauf Ihrer Dateisuchen per WhatsApp (Suchbegriff und Dateinamen, nicht die Dateien selbst). Zahlungs-, Paket- und Zugangsdaten gehören nie dazu.

Gespeichert wird in unserer Datenbank und zusätzlich beim Gedächtnisdienst Zep (Zep Software, Inc., USA), der diese Inhalte als Auftragsverarbeiter für uns speichert und für Robbies Antworten durchsuchbar macht. Übermittelt werden ausschließlich die genannten Gedächtnisinhalte, jeweils Ihrem Konto zugeordnet. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Sie behalten die Kontrolle: Unter Kundenbereich → Robbie-Einstellungen → Persönliche Unterstützung sehen und ändern Sie alle gespeicherten Informationen, pausieren das Speichern neuer Erinnerungen (dann wird nichts Neues gespeichert und Gespeichertes in Antworten nicht mehr verwendet; gelöscht wird dabei nichts) oder löschen Einträge einzeln bzw. vollständig – bei uns und bei Zep. Eine Löschung bei Zep gilt erst als abgeschlossen, wenn Zep sie bestätigt hat; bis dahin zeigen wir sie als ausstehend an. Unabhängig davon bleiben Kontodaten, Dateien, Aufgaben und Termine für die von Ihnen genutzten Funktionen erhalten.

10. Verbundene Kanäle: Facebook, Instagram, LinkedIn, Google

Wenn Sie im Kundenbereich Ihre Kanäle verbinden, erteilen Sie dem jeweiligen Anbieter die Erlaubnis, dass DIMEDIAL Studio in Ihrem Namen Beiträge veröffentlicht und Statistiken abruft. Wir speichern dafür ein Zugriffstoken, die Kennung der verbundenen Seite bzw. des Profils und den Anzeigenamen – kein Passwort. Sie können die Verbindung jederzeit im Kundenbereich trennen; zusätzlich können Sie den Zugriff direkt beim Anbieter widerrufen.

Meta (Facebook-Seite, Instagram-Konto): Meta Platforms Ireland Ltd. Wir rufen Seiteninformationen, Beitrags- und Reichweitenstatistiken ab und veröffentlichen Beiträge. Zugriffe laufen nach etwa 60 Tagen ab; wir informieren Sie rechtzeitig.

LinkedIn (Profil oder Unternehmensseite): LinkedIn Ireland Unlimited Company. Wir erhalten Ihre Profil-Kennung, Ihren Namen und ggf. das Profilbild sowie die Liste der von Ihnen verwalteten Unternehmensseiten und veröffentlichen Beiträge. Zugriffe laufen nach etwa 60 Tagen ab.

Google Unternehmensprofil: Google Ireland Ltd. Wir rufen Standortdaten, Bewertungen, Fragen und Profilstatistiken ab, veröffentlichen Beiträge und Antworten auf Bewertungen. Für die Adresssuche bei der Einrichtung nutzen wir die Google-Places-Schnittstelle serverseitig; dabei wird nur der von Ihnen eingegebene Suchbegriff übertragen.

Statistiken (Follower, Reichweite, Reaktionen, Profilaufrufe) speichern wir aggregiert je Beitrag und Tag, um Ihnen Auswertungen und Bestzeiten anzuzeigen. Personenbezogene Daten Ihrer Follower oder Rezensenten werden von uns nicht gesondert gespeichert, sondern nur angezeigt.

11. Eingebettete Videos und Karten

Videos laden wir erst nach Ihrem Klick. Erst dann wird eine Verbindung zu Vimeo (Vimeo.com Inc., USA) aufgebaut und Ihre IP-Adresse übertragen. Vimeo betreiben wir im Modus „Do Not Track“. Ohne Klick fließen keine Daten.

Kartenausschnitte oder Standortdaten zeigen wir ausschließlich als serverseitig aufbereitete Informationen oder als Link; es wird kein Google-Maps-Script in Ihren Browser geladen.

12. Hosting der Plattform

Die Plattform DIMEDIAL Studio (Website, Kundenbereich, Datenbank) wird auf gemieteter Server-Infrastruktur spezialisierter Hosting-Dienstleister in Rechenzentren der EU betrieben. Die Dienstleister haben nur im Rahmen der Auftragsverarbeitung und zu Wartungszwecken Zugriff. Verbindungen sind durchgehend TLS-verschlüsselt; Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert.

13. Speicherdauer

Kontodaten und Inhalte des Kundenbereichs speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende können Sie Ihre Inhalte noch mindestens 30 Tage abrufen (siehe AGB Ziffer 16); spätestens 90 Tage nach Vertragsende löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Rechnungen: 10 Jahre) bestehen. Gesprächsverläufe mit Robbie löschen wir spätestens 12 Monate nach der letzten Nachricht. Zugriffstoken verbundener Kanäle löschen wir sofort beim Trennen. Server-Logs: 14 Tage. Backups: 30 Tage. Nicht bestätigte Registrierungen: 14 Tage.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen – etwa für WhatsApp – können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Für Anfragen genügt eine E-Mail an info@dimedial.de. Wir antworten in der Regel innerhalb weniger Werktage, spätestens innerhalb eines Monats.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie immer unter dimedial.studio/datenschutz. Stand: Juni 2026.